Come Implementare un Sistema Lean
Il titolo può sembrare presuntuoso, ma lasciatemi spiegare e vedremo insieme se stiamo parlando del nulla o se davvero vi sarà utile per comprendere.
Partiamo con un’implementazione strutturata, mirata all’eliminazione delle perdite in modo stabile e continuo. Non esiste un ordine rigido da seguire, ma iniziamo analizzando se c’è una volontà di cambiamento, specialmente dall’alto. È cruciale che questa decisione venga presa dai vertici, altrimenti saranno i primi a mettere i bastoni tra le ruote. Inoltre, è importante capire se l’organizzazione percepisce la necessità di cambiare.
Ora analizziamo i profili, la personalità, il comportamento del personale e le sue competenze. Esistono vari strumenti per questo:
LISTA STRUMENTI
Nel frattempo, creiamo la nostra roadmap per l’implementazione: obiettivi e modalità di introduzione, con un piano a breve, medio e lungo termine. Questo ci darà una chiara idea delle competenze necessarie e della maturazione dell’organizzazione.
Confrontando lo stato attuale e analizzando i vari piani di implementazione, possiamo creare un’analisi GAP, che ci fornirà le capacità e competenze attuali rispetto a quelle future. Non concentratevi su ciò che non si sa fare, ma iniziate utilizzando le abilità che il personale già possiede, creando un piano di formazione, mentoring e coaching.
Passaggi Chiave per l’Implementazione Lean
Immaginiamo di implementare una struttura a pilastri, utilizzando il WCM (World Class Manufacturing) come base:
Anche se avete già dei dipartimenti, qui lavoreremo in flusso orizzontale, creando una struttura a matrice composta da membri di diversi dipartimenti.
Insieme ai leader dei pilasti , creerete una Vison,uno scopo e i principi per ogni pilastro , poi sara’ necessario creare il materiale di gestione del sistema, manuali,procedure e materiale per il training.
Questo punto e’ cruciale, ma necessita di personale specializzato in sistemi lean, dovrete quindi decidere se utilizzare personale esterno , ci sono molte aziende di consulenza, o se investire in un gruppo di persone per fargli fare dei corsi esterni, o usare il mio libro. E’ importante che abbiate all’interno dell’azienda personale che supporta il sistema con conoscenze dell’applicazione, sia tecniche che gestionali, ricordiamoci sempre che non stiamo costruendo un progetto, ma stiamo cambiando la cultura in azienda.
Come si sviluppano i pilastri .
Implementazione e Fasi
Le tre fasi principali del sistema a pilastri sono:
Ogni fase sarà divisa in sette step, con audit per certificare il passaggio allo step successivo. Una volta costruito correttamente il sistema, il passaggio tra le fasi diventerà automatico, significa che metre si sta lavorando nella reattiva, si incominceranno a creare attivita’ di preventiva, per necessita’.
Ricordiamoci che, oltre alle competenze tecniche dei vari pilastri, esistono anche competenze gestionali in 10 aree, come gestione del tempo, riunioni, team building, ecc.
Iniziate introducendo il sistema ai primi livelli almeno tre/sei mesi prima dell’attuazione in azienda. Definite i team di lavoro che saranno membri dei vari pilastri, circa 5-6 persone per pilastro, e iniziate con i training specifici, sostenendo le persone e creando esempi pratici in azienda. Quando avrete un buon livello di conoscenza, passate ai secondi livelli e, insieme ai responsabili dei pilastri, eseguite il training.
Quando tutta l’organizzazione sarà pienamente a conoscenza del sistema e avrete creato una pianificazione di espansione, iniziate l’implementazione partendo dall’area pilota con le maggiori perdite. Formate tutto il personale sugli strumenti per il problem solving (5G, 5W+1H, 5 perché, 6M o 4M, Kaizen, Ciclo PDCA) e istituzionalizzate una riunione mattutina di 15 minuti per discutere delle soluzioni possibili, chi le eseguirà e entro quando.
Per ogni problema, aprirete un Kaizen, assegnerete un responsabile e stabilirete un tempo di chiusura. I dati che raccoglierete dovranno essere in formato 4M o 6M, ovvero identificando l’area della perdita.
Smetterete di dire: Incomincerete a dire:
“Lo abbiamo sempre fatto così” → “Si può fare meglio”
“Lo sappiamo fare solo così” → “Impareremo a farlo meglio”
“È colpa di…” → “Dov’è il problema?”
“Non abbiamo tempo di farlo” → “Ci organizziamo”
“Abbiamo un problema” → “Abbiamo una possibilità di miglioramento”
Ricordate, questo cambiamento non avverrà da solo. Saranno i gestori a dover promuovere queste abitudini. Inoltre, non parlate mai male dei vostri collaboratori; criticare gli altri non serve a nessuno, serve solo a farvi sentire meglio. Parlate del problema, non di chi lo ha generato. Programmate e non accettate il “non abbiamo tempo”, perché questa è la priorità adesso e nessuno può cambiarla.
Nel frattempo avrete iniziato a applicare almeno 3 step per ogni pilastro, vi consiglio di aspettare a implementare, il pilastro dello Sviluppo, avrete bisogno di raccogliere dati da tutti i pilastri per svilupparlo correttamente.
La maggior parte dei pilastri allo steo 3 chiudono la fase reattiva, adesso dovrete prendere del tempo per stabilizzare quello che avete fatto, circa 3/6 mesi, sto sempre parlando dell’area pilota, in questo periodo programmerete estensioni delle contromisure fatte e verificherete a fondo che il sistema stia lavorando e sia applicato sempre.
Mi sento dire spesso che rendo le cose facili difficili, ma no signori, mi piace essere realista e obiettivo. Il cambiamento è difficile e necessita di perseveranza, competenza e cambiamento culturale. È possibile applicarlo sempre e ovunque, con l’impegno giusto.
Ora passiamo alla PARTE 2 del Blog, dove cercherò di rendere tutto più facile.